CICLO DE LA VIDA DE LOS SISTEMAS DE ORGANIZACION

1. Etapa previa o de diagnóstico

Es la etapa de planeación y diagnóstico, con la que se inicia el desarrollo del sistema.

     

Causas que justifiquen la automatización de los sistemas:

-    Información de baja calidad

-    Sistemas que manejan grandes volúmenes de datos

-     Mejorar el servicio a clientes, etc.

Diagnóstico de la situación actual:

-          Determinar el objetivo

-          Determinar el alcance

-          Definir la interrelación del sistema.

2. Análisis de Sistemas

Es el proceso que se ejecuta para recopilar e interpretar hechos y diagnosticar problemas, con el fin de mejorar los sistemas de información, las técnicas utilizadas más comunes son:

- Entrevistas: Es una conversación entre el entrevistador y el entrevistado con el fin de que el entrevistador recopile información necesaria para el desarrollo del proyecto.

- Cuestionarios: Es la técnica que permite recopilar información escrita, necesaria para el desarrollo del proyecto.

- Revisión de documentos: Esta técnica permite recopilar información valiosa a través de la revisión de manuales de sistemas, de procedimientos, de políticas, de organización, instructivos operativos, catálogos, etc.

- Observación: Es la técnica aplicada para recopilar información, que consiste en la presencia física del analista con el fin de observar cómo se realizan los procesos.

3. Diseño de sistemas

Es la fase enfocada a diseñar todos los componentes que intervienen en el nuevo sistema y que deben cumplir con los requerimientos de los usuarios:

- Precisión, flexibilidad.

- Proporcionar al usuario lo que requiere.

- Traducir las demandas de usuarios a modelo.

El proceso del diseño tiene 6 puntos principales:

·         Diagrama del flujo de sistema

·         Diseño de salidas del sistema

·         Diseño de entradas del sistema

·         Diseño de los archivos del sistema

·         Diseño de los procedimientos del proceso

·         Diseño de los controles del sistema.

4. Programación de sistemas 

Es la acción de dar las instrucciones o procedimientos necesarios para obtener un determinado trabajo en un equipo de cómputo, en un lenguaje que las computadoras entienden.

-          Diagrama de bloque del programa: Es la representación gráfica de los pasos del procedimiento a seguir para lograr un procedimiento determinado.

-          Codificación: Es la conversión de los procedimientos gráficos a instrucciones escritas en un lenguaje fuente que el ser humano entiende.

-          Programa fuente: Grupo de instrucciones sobre un proceso específico escritas en un lenguaje entendible al ser humano.

-          Compilación: Es la traducción efectuada por la misma computadora para convertir un lenguaje fuente a lenguaje objeto que está escrito en sistema binario que es el lenguaje que la computadora entiende.

-          Procedimientos de corrección: Son las acciones que es necesario ejecutar para corregir los errores de un programa.

-          Lenguajes más usuales: Cobol, Fortran, Basic, Visual Basic, pascal, otros

5. Implantación del sistema

Es la etapa en la que se implementan todas las acciones que es necesario llevar a cabo para que el nuevo sistema trabaje adecuadamente y que normalmente son las siguientes:

-          Formularios: Diseños estándar, diseños especiales, materiales de impresoras, disquetes, etc.

-          Conversión de archivos: Consiste en convertir los archivos manuales o en medios magnéticos anteriores, al nuevo formato que se va a utilizar, considerando la captura y validación de datos contenidos.

-          Estrategias de conversión de sistemas: Consiste en decidir la estrategia de conversión del sistema anterior al nuevo sistema, es decir, definir cuándo se liberará el sistema anterior y cuando arrancará el nuevo.

6. Controles del sistema 

Es la etapa en la que se implantarán los controles necesarios que tiendan a reducir la probabilidad de que los riesgos sucedan, es decir, la posibilidad de que el sistema procese datos incompletos, robo, fraudes, etc.

Ejemplos de controles: Chequeo de secuencia numérica, cifras de control, chequeo de uno por uno, dígito verificador, pistas de auditoria, controles de frontera, claves de privilegio (pasword), etc.

7. Operación del sistema

Es la etapa de producción del sistema, la vida de esta etapa es hasta que el nuevo sistema se sustituya por otro nuevo, durante esta etapa se debe vigilar que cumpla con los requerimientos tanto del usuario como empresariales para los que fue creado, se debe vigilar la oportunidad o sea que el proceso de los trabajos se haga a tiempo, ni antes ni después, exactitud o sea sin errores, veracidad y confiabilidad o sea acceso a solo personas autorizadas.

8. Mantenimiento del sistema

Es la última etapa del ciclo de vida de los sistemas, consiste en realizar todas las actividades necesarias a fin de mantener el sistema trabajando adecuadamente, respetando los niveles de calidad establecidos.

Esta etapa tiene 2 vertientes:

-          Tendiente a eliminar las deficiencias del desarrollo normales si se considera que ningún sistema es perfecto.

-          Modificaciones al sistema por nuevas disposiciones.

    Ej. IVA, mejoramiento de procedimientos, más control, cambios en la empresa, costos ocasionales por mantenimiento y reemplazo de sistemas.

COMPONENTES DE LAS ORGANIZACIONES

COMPONENTES DE LAS ORGANIZACIONES

Datos: Hechos aislados que por sí solos no significan mucho. 

Ejemplo: Razón social (nombre)

·         Domicilio social

·         Teléfono y páginas de Internet

·         Registro federal de contribuyentes

Información: Datos modificados o combinados que poseen significado de utilidad para quien los recibe.

Ejemplo: El sistema contable, los informes de producción, las evaluaciones de los recursos humanos, los informes de precios y características de productos competidores de los nuestros, etc.

Personas: Empleados (usuarios) que hacen uso de los sistemas de información y que según su puesto los desarrollan, manipulan, mantienen o usan la información resultante de ellos.

Ejemplo: * Gerente

Sub gerente

Contador

Administrador

Servicios generales etc…

Actividades: Conjunto de asignaciones o pasos desarrollados para completar un proceso o función de empresa.

Ejemplo: Registro de compras, ventas, cuentas por cobrar/pagar; cada una de las cuales está asociada a una aplicación de computadora. 

EFICIENCIA Y EFICACIA EN LAS ORGANIZACIONES

EFICIENCIA Y EFICACIA EN LAS ORGANIZACIONES

EFICIENCIA: Como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

EFICACIA: Podemos definir la como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo.

En el mundo de las organizaciones empresariales de las definiciones en curso, se consideran las que dicen que la EFICACIA mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido.
Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.

Mientras que la EFICIENCIA consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia. Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas.

  

¿CUAL DE LAS DOS SON MEJORES PARA LA EMPRESA?

Existe un debate muy común en las empresas sobre si el objetivo a lograr sobre los trabajadores es la eficacia, la eficiencia o si ambas dan el mismo resultado. Si bien son conceptos muy parecidos, desde un punto de vista intra-empresarial existen ciertos matices que nos hacen decantarnos por una sobre la otra y que, por tanto, hacen necesario que desde el departamento de recursos humanos se distinga correctamente entre eficiencia y eficacia para que la empresa logre cumplir todos sus objetivos.

Es por esa razón por la que siempre todas las organizaciones deben, en primer lugar, lograr que sus trabajadores (con indiferencia de su posición jerárquica) sean eficaces y una vez logrado que sean eficientes. Ese debe ser un punto clave a alcanzar ya que supondrá una reducción de costes por parte de la organización y, de manera indirecta, una mejor valoración de todos los trabajadores al ver su trabajo mejor desarrollado y más valorado.

PETER DRUCKER: Según Peter Drucker, un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aún más decisiva.
Siguiendo con Drucker muchos directivos fracasan por no concentrarse en la eficacia. 
Señala errores básicos que destruyen o impiden la eficacia en las organizaciones.

·      *

Éxito = Eficacia (Efectividad) + Eficiencia + Innovación y cambio

La empresa debe de tener las siguientes funciones para que se lleve a cabo la formula anteriormente mencionada en una organización:

·         Primero, identificar qué es lo más conveniente que debe hacer (para aprovechar una oportunidad o neutralizar una amenaza); 

• Después, tratar de hacerlo de la forma más eficiente posible (con el mínimo de gastos):
• Pero, no se puede limitar a esto, la competencia puede estar haciendo lo mismo, por tanto, debe tratar de innovar constantemente, de crear nuevas formas de satisfacer necesidades y generar productos y servicios de alto valor para el cliente.

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES

¿QUE ES?

La Tecnología de Información (TI) nació como soporte a las necesidades dentro de las organizaciones. Entre las aplicaciones de TI están los Sistemas de Información automatizados que sirven para el registro de las transacciones diarias y la generación de reportes que presentan información con características de importancia, relevancia, claridad, sencillez y oportunidad de tal forma que sea útil para las personas a quienes se les entrega.

Se ve su uso en muchas empresas, que van desde una clasificación de micro hasta gran empresa; sin embargo, la aplicación en cada una puede variar debido a la magnitud de actividades de la misma, no así por su tamaño. Entre las aplicaciones más comunes están: Planillas de Pago, Facturación, Registro de IVA, Manejo de Cuentas Bancarias, Control de Inventarios, Cobros, Pagos, Registros Financieros y Académicos, Préstamo de libros en bibliotecas, etc.

COMPONENTES

·         Datos: Hechos aislados que por sí solos no significan mucho. 

·         Información: Datos modificados o combinados que poseen significado de utilidad para quien los recibe.

·         Personas: Empleados (usuarios) que hacen uso de los sistemas de información y que según su puesto los desarrollan, manipulan, mantienen o usan la información resultante de ellos.

·         Actividades: Conjunto de asignaciones o pasos desarrollados para completar un proceso o función de empresa, como: Registro de compras, ventas, cuentas por cobrar/pagar; cada una de las cuales está asociada a una aplicación de computadora. 

·         Redes: Integración de equipos con el fin de compartir recursos de hardware y software

·         Tecnología: Hardware y software que sostiene al resto de componentes. 
  

ÁREAS

      ·Soporte de los procesos empresariales mediante: 

·         Sistemas de Procesamiento de Transacciones

·         Sistemas de control de procesos industriales 

·         Sistemas de colaboración empresarial

·         Soporte de la toma de decisiones gerencia les mediante: 

·          Sistemas de Información Gerencial con informes especificados con anterioridad para            los gerentes

·         Sistemas de Apoyo a las Decisiones 

·         Sistemas de Información Ejecutiva 

·         Soporte a la estrategia para generar ventaja competitiva

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS

MEDIO AMBIENTE

ABIERTOS: Sistemas que intercambian la materia prima.

Ejemplo: Ser humano

·         Perro

·         Televisor

CERRADOS: Sistemas que intercambian energía, masa o información.

Ejemplo: Universo

·         Reloj

·         Desechable

SEGÚN SU NATURALEZA

CONCRETOS: Son los elementos tangibles, todo aquello lo que podemos ver.

Ejemplo: Pájaro

·         Guitarra

·         Elefante

ABSTRACTOS: Son los establecidos por el hombre.

Ejemplo: Pensamiento

·         Ideas

·         Idioma español

SEGÚN SU ORIGEN

NATURALES: Sistemas generados por la naturaleza.

Ejemplo: Ríos

·         Bosques

ARTIFICIALES: Sistemas que son productos de la actividad humana.

Ejemplo: Computador

·         Celulares

·         Coches

SEGÚN SU RELACIÓN

COMPLEJAS: Es un sistema dinámico, tiene propiedades distintas y mucha relación.

Ejemplo: Universidad

·         Cerebro

SIMPLES: Es un sistema de relaciones únicas, ósea que solo tiene una sola función.

Ejemplo: Péndulo

·         Palanca

SEGÚN SU CAMBIO DE TIEMPO

ESTÁTICOS: Es un sistema el cual no depende del tiempo, sigue todo igual.

Ejemplo: Montañas

DINÁMICO: Es un sistema relativo, va evolucionando.

Ejemplo: Computador

·         La tierra

SEGÚN SU TIPO DE VARIABLE

DISCRETOS: Sistemas definidos por variables discretas.

Ejemplo: Lógica

·         Boolean

CONTINUOS: Es un sistema que cambia instantáneamente.

Ejemplo: Ríos

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS 

1. AMBIENTE : Es donde se desarrolla la actividad, que es realizado por ciertas personas, es todo lo que esta afuera del sistema.

Ejemplo: Los proveedores , son los que proveen elementos o materia prima para que funcione el sistema.  

2. ATRIBUTO : Son los componentes del sistema es decir lo que necesita la actividad.

Ejemplo: 

3. CIBERNETICA : Es un proceso de control donde se desarrolla el sistema, hay una retro alimentación y secuencia.

Ejemplo: Se puede decir que un calentador de agua, el mismo sistema autorregula su temperatura. 

4. COMPLEJIDAD : Es la cantidad o proporción. 

Ejemplo: La tierra, ella esta formada por varios sistemas simples que la describen tales como lo son: 

* campo gravitatorio

* campo magnético

* flujo térmico

* ondas elásticas 

* geodinamica.

5. ELEMENTO: Partes o componentes que lo constituyen, estas pueden referir sen a objetos o procesos.

Ejemplo: Las partes de una flor: 

* Pétalos

* Estambres

* Filamentos 

* Estigmas

* Óvulos 

6. ENTROPIA :  Es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo o por el funcionamiento del mismo. 

EJEMPLO:  Hay entropía en la caída de agua de una cascada. 

La entropía esta presente en todo evento natural, la cascada no puede caer espontáneamente hacia arriba. 

7. NEGENTROPIA :  La tendencia natural de que un sistema se modifique según su estructura y se plasme en los niveles que poseen los subsistemas dentro del mismo.

EJEMPLO:  La planta y el fruto, por que ellos los dos dependen tanto el fruto de la planta como la planta del fruto para obtener así un resultado y poder lograr el método de negentropia. 

8. EQUIFINALIDAD: Es la cual se busca conseguir un determinado objetivo por diferentes caminos se podría también conocer como adaptabilidad y flexibilidad. 

EJEMPLO: 

Una empresa se plantea como objetivo disminuir su ciclo de conversión de efectivo y para lograrlo puede tomar varias decisiones como:

a)    Reducir el periodo de conversión de inventarios,

b)    Reducir el periodo de conversión de las cuentas por cobrar

c)    Aumentar el periodo de conversión de las cuentas por pagar

d)     todas juntas.

9. EQUILIBRIO: Se refiere a un estado de estabilidad, o de balance o compensación entre los atributos o características de dos cuerpos o de dos situaciones.

EJEMPLO: 

10. HOMOSTASIS: Es la característica de un sistema abierto o de un sistema cerrado, especialmente en un organismo vivo, mediante la cual se regula el ambiente interno para mantener una condición estable y constante.

  EJEMPLO: La empresa comienza a tener un crecimiento tanto en ventas como también estructural mente. La cantidad de trabajadores con la que cuenta comenzará a ser insuficiente para desarrollarse normalmente en el mercado. En consecuencia la empresa deberá contratar más personal conforme a su crecimiento para no tener problemas en su funcionamiento y poder así desarrollar su actividad normalmente.

11. INFORMACIÓN: Es un conjunto de elementos organizados para llevar a cabo algún método, procedimiento o control mediante el proceso de información.

EJEMPLO: Es todo aquello (numero, texto, imagen, voz) que el sistema captura, procesa, almacena y distribuye.

12. MODELO: Son constructores diseñados por un observador que persigue identificar.

EJEMPLO: Un contador publico.

13. GLOBALISMO O TOTALIDAD:  Todo sistema tiene una naturaleza orgánica, cualquier estimulacion en cualquier unidad del sistema afectara a los demás.

EJEMPLO:  El proveedor no surtió la cantidad de azúcar que se le pidió entonces la pastelería no puede detener su producción y deciden reducir el nivel de azúcar de cada pastel.

14. PROPÓSITO U OBJETIVO: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivo. Las unidades o elementos (u Objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

EJEMPLO:  

15. ESTRUCTURA: Es la interacion que se mantiene entre cada uno de los componentes.